Doporučení ČKA k povinné elektronizaci v soutěži o návrh

Od 18. 10. 2018 nastává plná účinnost § 211 odst. 3 zákona o zadávání veřejných zakázek, který požaduje, aby veškerá komunikace mezi zadavatelem a dodavateli v zadávacím řízení i při zvláštních postupech, kam se řadí soutěž o návrh, probíhala elektronicky. Pro soutěže o návrh se všemi jejich specifiky to znamená určité změny v procesu odevzdávání soutěžních návrhů respektive všech souvisejících dokladů. ČKA zveřejní do 18. 10. upravené vzorové soutěžní podmínky, které budou všechny změny reflektovat.

Elektronizace v komunikaci v soutěži o návrh přináší jak pro zadavatele, tak pro účastníky určitá úskalí, která mohou průběh soutěže o návrh značně zkomplikovat a v krajních případech vést až k jejich úplnému zmaření. Takové riziko je třeba, vzhledem k množství energie investované do přípravy soutěžních návrhů účastníky, ale i organizaci soutěže samotným zadavatelem, brát velmi vážně. V první řadě by měl zadavatel prověřit, jakým způsobem je elektronický nástroj, který zadavatel využívá, připraven na soutěž o návrh. Je možné, že bude po dohodě s provozovatelem nástroje nutné dočasně navýšit datovou kapacitu, aby postačovala pro odevzdání všech soutěžních návrhů. Požadavek na elektronizaci by měl také reflektovat v soutěžních podmínkách a předem vyjasnit, jak nakládat s návrhy, jejichž části nebudou z technických důvodů odevzdány včas.

Smyslem ustanovení § 211 Zákona je zelektronizovat maximum písemné komunikace mezi zadavatelem a dodavateli. Zjednodušeně řečeno: všechny dokumenty, u nichž je elektronické odevzdání přes elektronický nástroj určený zadavatelem reálné, musí být také elektronicky odevzdány. Výčet výjimečných případů, kdy není elektronická komunikace povinná, je uveden v ustanovení § 211 odst. 3 Zákona. Možná aplikace tohoto ustanovení v soutěži o návrh je popsána níže. Doporučení ČKA na úpravu soutěžních podmínek počítají s prvotní nezkušeností účastníků s touto formou odevzdávání návrhů a souvisejících dokladů. Lze se obávat, že si účastníci neponechají u prvních soutěží, kterých se budou touto formou účastnit, dostatek času na úkony spojené s elektronickým odevzdáním a technicky se jim nepodaří své návrhy odevzdat včas. Vzhledem k tomu, že škody tím způsobené by mohly být rozsáhlé, připravila ČKA úpravu vzorových soutěžních podmínek formulovanou tak, aby pozdní elektronické odevzdání nemuselo mít za automatický následek vyloučení účastníka ze soutěže.

Dokumenty nově odevzdávané elektronicky

Větší část dokumentů odevzdávaných se soutěžními návrhy není podřaditelná pod žádnou ze zákonných výjimek a elektronické odevzdání je tak jedinou cestou jak neporušit zákon. Jedná se o:

1. Dokumenty prokazující splnění podmínek účasti v soutěži

Mezi tyto dokumenty patří veškerá čestná prohlášení, dokumenty prokazující splnění základní způsobilosti, výpisy z obchodního a živnostenského rejstříku, potvrzení o autorizaci.

2. Další dokumenty dosud odevzdávané v obálce „Autor“

Mezi ně patří údaje o autorech návrhu a jejich spolupracovnících či případné podepsané licenční smlouvy mezi účastníky a autory

3. Digitální verze soutěžního návrhů pro účely prezentace na výstavě a  katalogu dosud odevzdávaná na CD.

4. Portfolia prací v případě, že je zadavatel požaduje v užší soutěži o návrh

Uvedené dokumenty budou účastníci soutěže o návrh nahrávat do elektronického nástroje určeného zadavatelem. Tomu musí předcházet jejich vlastní registrace v příslušném elektronickém nástroji.

 

Dokumenty, které lze nadále odevzdávat v listinné podobě

1. Panely s grafickou a textovou částí soutěžního návrhu.

Ustanovení § 211 odst. 3 zákona uvádí výčet případů, kdy komunikace mezi zadavatelem a dodavateli nepodléhá povinné elektronizaci. Mezi tyto případy patří rovněž situace, kdy by zadavatel v důsledku elektronické komunikace potřeboval zvláštní kancelářské vybavení, které nemá běžně k dispozici. Vzhledem k tomu, že soutěžní návrhy musí být pro jejich hodnocení porotou zobrazeny na dostatečně velkém formátu v listinné podobě, neobejde se zadavatel bez velkoformátové tiskárny. Vzhledem k tomu, že se nejedná o obvyklé vybavení zadavatelů, představuje toto důvod pro uplatnění uvedené výjimky dle § 211 odst. 3.  ČKA vnímá řadu úskalí spojených s elektronickým odevzdáním samotných soutěžních návrhů (zejména v souvislosti se zobrazováním souborů a následným tiskem - v praxi bývá problematické udržet komplikované, mnohovrstvé návrhy v původní, účastníkem navržené podobě), prozatím doporučuje výše popsaný výklad zákona využít a návrhy přijímat v listinné podobě. V případě, že by se chtěl zadavatel vydat cestou kompletní elektronické odevzdávky, zákon mu to samozřejmě umožňuje.

V souvislosti s tím doporučujeme, aby v soutěžních podmínkách zadavatel požadoval umístění textové části návrhu přímo na soutěžní panely. V opačném případě by textová část musela být odevzdávána zvlášť elektronicky; takovéto rozdělení soutěžního návrhu nepovažujeme za vhodné s ohledem na to, že pokud by nebyla textová část nahrána včas, musel by být celý návrh vyloučen.

2. Obálka „Kontaktní údaje“

Aby bylo možné identifkovat a spárovat soutěžní návrhy s jejich autory, musí být součástí obálky se soutěžními panely další obálka s kontaktními údaji účastníka. Tuto obálku otevře porota až po vyhodnocení soutěžních návrhů.

3. 3D Modely

Ustanovení § 211 odst. 3 výslovně zmiňuje také modely, které se nadále pochopitelně odevzdávají zadavateli fyzicky.